物料編碼為每種物料提供了唯一的身份標識。在企業的信息（ERP）系統中，員工在記錄物料的采購、庫存、銷售等信息時，憑借準確的物料編碼可以避免因物料名稱相似等因素導致的錯誤，而通過唯一的物料編碼就可以準確區分，從而保證數據的準確性。
系統在處理數據時，通過物料編碼可以快速地對物料相關信息進行檢索、排序和統計。當需要查詢某種物料的庫存數量、采購價格、供應商信息等時，可以根據物料編碼迅速定位相關數據，這大大提高了數據處理的速度。
在內部不同部門之間，如采購部門、生產部門、銷售部門和倉庫管理部門等，都需要使用物料相關信息。物料編碼提供了一個統一的標準，使得這些部門的數據可以有效地集成和共享。采購部門記錄的物料編碼和采購信息可以方便地被倉庫管理部門用于收貨和入庫操作，生產部門也可以根據物料編碼從倉庫準確地領取所需物料，這樣可以打破部門之間的信息壁壘，實現信息的順暢流通。
物料編碼有助于實現對庫存的精確管理。企業可以通過物料編碼跟蹤每種物料的庫存數量、出入庫時間等信息。例如，不同款式、顏色和尺碼的服裝都有其獨特的物料編碼，倉庫管理人員可以根據這些編碼準確掌握每種服裝庫存情況，及時補貨或調整庫存策略，避免庫存積壓或缺貨的情況發生。進行庫存盤點時，物料編碼使盤點工作更加有序和高效。盤點人員可以按照物料編碼逐一核對庫存，減少遺漏和重復盤點的情況，提高盤點的準確性和速度。
物料編碼可以確保采購部門準確地采購所需物料。采購人員在向供應商下達采購訂單時，憑借物料編碼可以清晰地傳達采購需求，避免因溝通不暢或誤解導致采購錯誤的物料，讓供應商準確地提供符合要求的產品，減少采購錯誤帶來的損失。企業可以根據物料編碼來管理供應商信息，對于同一種物料，企業可以比較不同供應商的價格、交貨期、質量等方面的信息。通過物料編碼將供應商與物料關聯起來，企業可以方便地評估和選擇更優質的供應商，同時也有利于與供應商建立長期穩定的合作關系。
在生產計劃安排中，物料編碼可以幫助企業精確地安排物料需求。生產部門可以根據生產訂單和物料清單，通過物料編碼確定所需物料的數量和種類，并及時從庫存中領取或安排采購。這樣可以確保生產過程中物料的及時供應，避免因物料短缺而導致生產中斷，保障生產計劃的順利執行。當產品出現質量問題時，物料編碼可以幫助追溯問題物料的來源，通過產品的物料清單和生產記錄，可以根據物料編碼找到問題物料的批次、供應商等信息，從而采取相應的措施。
新疆慶華集團已建立明確的審核流程，包括提交編碼申請、初步審查、詳細核查和最終批準等環節。例如，在我們企業各車間及部門員工先提交物料編碼申請，附上物料的詳細信息，如名稱、規格型號或參數、材質、用途等。提交供應部進行初步審查，檢查申請是否符合基本編碼規則，然后進行詳細核查，與現有編碼進行比對，確認系統中是否已有編碼，沒有問題的物料提交中慶審批。當輸入新的物料編碼時，軟件會在數據庫中快速檢索，判斷是否已經存在相同的編碼，一旦發現編碼重復系統就會提示用戶重復提交。一般編碼不允許變更，只有當物料的基本屬性（如功能、材質、規格等）發生重大改變，且這種改變影響到物料的使用和管理方式時才允許變更編碼。在變更物料編碼后，系統能夠自動更新庫存系統中該物料的編碼。
（來源：新疆慶華 齊曉潔）
